Ajouter ou modifier des pièces comptables
Pour en savoir plus sur les fonctions de base de cette application lors de la modification des données, veuillez cliquer ici...
NXAccounts a été conçu pour permettre aux utilisateurs d'enregistrer des pièces comptables rapidement, efficacement et avec le moins de frappes possible. Ce processus vous fera gagner beaucoup de temps en vous concentrant uniquement sur le clavier, sans avoir à déplacer votre main entre le clavier et la souris. Pour ce faire, nous utilisons la touche <TAB> (tabulateur) pour passer d'un champ à l'autre. Pour revenir au champ précédent, maintenez la touche <SHIFT> enfoncée tout en appuyant sur <TAB>
La touche <TAB> se trouve généralement juste au-dessus de la touche <CAPS LOCK>, sur le côté gauche de votre clavier.
Veuillez cliquer sur le bouton « Tables » du formulaire principal et assurez-vous que l'onglet « Transactions » est ouvert. Vous y verrez la liste de toutes les transactions enregistrées, regroupées par pièces comptables, pour l'année en cours.
Après avoir cliqué sur « Ajouter (pièce) » et une fois que le formulaire d'édition de pièce s'est affiché, assurez-vous d'avoir sélectionné la bonne période / le bon mois dans le coin supérieur gauche du formulaire :
Période et date du justificatif :
L'application mémorise toujours la dernière période utilisée. La période définit le mois comptable de la recette / dépense. Ceci est nécessaire pour comparer la comptabilité avec le comptage de caisse d'un mois ou pour vérifier vos relevés bancaires par rapport aux relevés de l'application pour les comptes bancaires correspondants.
N'oubliez pas de vérifier la période en cours chaque fois que vous commencez une nouvelle session d'enregistrement de pièces comptables. Pour chaque nouvelle pièce comptable, le curseur est toujours placé sur le numéro du jour dans le champ de date. REMARQUE : Il vous suffit d'entrer ici le numéro du jour (un ou deux chiffres, car le numéro du mois est automatiquement copié depuis la période), puis d'appuyer sur la touche <TAB> pour passer au champ du numéro de compte. Toutefois, si votre pièce comptable physique date d'un autre mois, vous pouvez bien sûr ajouter le numéro du mois également ; veillez simplement à les séparer par le séparateur de date de Windows.
Compte de la transaction :
Dès que vous commencez à saisir des chiffres ou du texte dans ce champ déroulant, l'application recherche les noms de comptes correspondants et vous pouvez utiliser les touches fléchées ou la souris pour sélectionner le compte souhaité. Poursuivez en appuyant sur la touche <TAB> pour continuer. Pour les types de comptes fournisseurs / clients, n'oubliez jamais de faire précéder leur numéro de compte d'un astérisque (comme ceci : *1212)
REMARQUE : lors de l'enregistrement de pièces comptables, saisissez toujours d'abord la ou les transactions du compte de type « résultat » (ou toutes), puis soldez la pièce en la rattachant à un compte de solde approprié (généralement « caisse » ou « banque ») en tant que dernière transaction de la pièce.
Texte de la transaction :
Essayez de décrire la nature de la pièce comptable en utilisant le moins de mots possible :
La même fonction de recherche est également disponible ici. Sélectionnez un texte existant, modifiez-le ou saisissez un nouveau texte selon vos besoins. Passez au champ suivant en appuyant sur la touche <TAB>.
Code ou numéro de dimension : Saisissez le numéro ou le code de chaque dimension comme vous l'avez fait pour le compte. Leur nom apparaîtra dans la liste afin que vous sachiez ce que vous avez choisi. Passez au champ suivant en appuyant sur la touche <TAB>.
Plus d'informations IMPORTANTES ici sur les dimensions par défaut ou obligatoires
Si votre licence ne comporte pas de dimensions supplémentaires, passez directement au paragraphe « Montant de la transaction » ci-dessous en appuyant sur la touche <TAB> jusqu'à ce que vous y arriviez.
Montant de la transaction :
Si vous enregistrez habituellement des dépenses, la position initiale du champ de montant sera « débit » (position de gauche). Vous pouvez passer rapidement au « crédit » ou revenir au « débit » en appuyant sur la touche « C » ou « D ». Appuyez sur la touche de fonction F3 pour permuter « débit » et « crédit ». Saisissez le montant souhaité en utilisant le signe décimal par défaut de votre région Windows (le cas échéant).
Si votre pièce comptable est émise dans une devise étrangère, vous devez la convertir dans la devise de la transaction. Dans ce cas, vous pouvez cliquer sur le bouton $/€ (à droite du champ de saisie du montant), voir ci-dessus.
La boîte de dialogue du calculateur de taux de change ci-dessous s'affiche alors. Assurez-vous d'avoir saisi les taux de change pertinents pour la devise sélectionnée avant d'utiliser cette fonctionnalité.
La première transaction de la pièce comptable est désormais terminée :
La plupart des pièces comptables ne comportent que deux transactions. Si tel est le cas, passez directement au paragraphe « Équilibrer la pièce comptable ».
Si vous devez ajouter d'autres transactions avant de terminer ou de solder le document, appuyez sur la touche de fonction F4 et reprenez à partir de la section « Compte de transaction » ci-dessus.
Équilibrage du bon : Une fois toutes les transactions de recettes ou de dépenses saisies, il est temps d'équilibrer votre bon (généralement par rapport à un compte de caisse ou à un compte bancaire). Appuyez donc sur la touche de fonction F9 pour afficher la liste AutoBalance des comptes d'équilibrage les plus utilisés. Si vous ne l'avez jamais fait auparavant, veuillez sélectionner le compte que vous utilisez le plus (votre compte de caisse principal ou votre compte bancaire principal ?) à la ligne n° 1 et ajouter d'autres comptes (de caisse ou bancaires) plus bas dans la liste. Cette liste sera conservée jusqu'à ce que vous la modifiiez ultérieurement. En appuyant sur la touche numérique correspondant au chiffre situé à gauche du compte souhaité (ou en cliquant sur son bouton), la transaction de rapprochement par rapport au compte sélectionné sera automatiquement ajoutée !
Pour les pièces comptables à rapprocher avec votre PREMIER compte de la liste de rapprochement automatique, il vous suffit d'appuyer directement sur F2 après avoir saisi le montant. Un gain de temps considérable !
Si vous devez équilibrer votre pièce comptable par rapport à un compte non courant, il vous suffit de sélectionner le compte souhaité, de copier ou de saisir le texte souhaité, puis d'appuyer sur la touche de fonction F8 pour équilibrer automatiquement votre pièce comptable par rapport à la transaction sélectionnée dans la grille.
Si vous constatez des erreurs dans les données d'une transaction, vous pouvez cliquer sur la ligne de la transaction souhaitée et modifier ses données dans les champs où vous les avez saisies. Si vous devez rééquilibrer le bon, cliquez pour sélectionner la transaction d'équilibrage souhaitée (inférieure ?) et appuyez sur la touche de fonction F8 pour mettre à jour le montant du solde.
Si vous souhaitez modifier TOUS les textes des transactions d'un bon, vous pouvez cliquer sur le bouton « Copier vers tous » et le texte actuel de la transaction sélectionnée sera copié vers toutes les autres transactions !
Le bon est désormais équilibré et prêt à être enregistré. Si vous souhaitez continuer à enregistrer un autre bon, appuyez sur la touche de fonction F2 (Enregistrer + Ajouter nouveau). Si vous souhaitez quitter et fermer le formulaire, appuyez simplement sur la touche <ENTRÉE> (Enregistrer + Fermer la fenêtre).
REMARQUE : Exportation et utilisation des MODÈLES de pièces (boutons ci-dessous)
Exportations
Nous avons désormais ajouté la possibilité d'enregistrer (Exporter) des modèles de pièces comptables (contenant deux transactions ou plus) que vous avez souvent besoin de réutiliser. Cela vous fera gagner BEAUCOUP de temps une fois que vous vous serez familiarisé avec cette fonctionnalité.
Exportez les transactions de ces bons et donnez un nom descriptif au fichier de modèle pour le réimporter ultérieurement.
REMARQUE en cas de problème :si, pour une raison quelconque, vous ne parvenez pas à enregistrer un grand bon, vous pouvez cliquer sur le même bouton vert « Exporter » (flèche vers le bas) pour enregistrer toutes les transactions terminées dans un fichier modèle qui pourra être récupéré ultérieurement.
Après avoir cliqué sur le bouton « Exporter », cette fenêtre s'affiche :
Notez le texte dans les encadrés rouges ci-dessus ! Si le champ « Montant » de la ligne doit être modifié lors de l'importation, vous pouvez saisir un point d'interrogation comme paramètre (utile si le montant n'est pas fixe à chaque réutilisation). Cela vous permet de modifier le montant suggéré en commençant simplement à saisir le ou les montants corrects pendant l'importation ! Notez également qu'en saisissant un « ! » (point d'exclamation) comme paramètre, une nouvelle ligne sera insérée avec le montant cumulé du compte de la ligne (encadré bleu). Normalement, il suffit d'effacer le montant de la dernière ligne, car celui-ci sera automatiquement recalculé par le processus d'importation.
Importation de pièces comptables enregistrées
Lorsque vous souhaitez importer un fichier modèle de pièce comptable, cliquez sur le bouton vert « Importer » (flèche courbée vers la droite) situé à gauche, puis sélectionnez le fichier à importer. Toutes les transactions que vous avez précédemment enregistrées sont immédiatement chargées dans le formulaire de pièce comptable. Toute ligne comportant le paramètre « ? » (point d’interrogation) mettra le processus en attente jusqu’à ce que vous ayez confirmé (à l’aide de la touche <TAB>) ou modifié son montant (en saisissant des chiffres).
REMARQUE : Le processus d'importation sera interrompu si vous utilisez la souris ou toute autre touche que les touches numériques ou la touche <TAB> !
N'hésitez pas à tester cette fonctionnalité jusqu'à ce que vous compreniez son fonctionnement. Nous sommes certains que vous constaterez qu'elle vous fera gagner beaucoup de temps !