REMARQUE : Lisez attentivement ce chapitre, une fois que vous vous serez habitué à cette fonction, vous gagnerez BEAUCOUP de temps.
Lorsque vous avez saisi le(s) mouvement(s) initial(aux) de débit ou de crédit de votre bon, vous devez équilibrer les colonnes de débit et de crédit du bon afin de le sauvegarder. Les bons doivent toujours être équilibrés (la somme de toutes les transactions de débit DOIT être égale à la somme des transactions de crédit).
Normalement, vous devrez saisir manuellement ou consulter les "comptes de contrepartie" souhaités chaque fois que vous sauvegardez le bon.
Afin de traiter les bons plus rapidement, vous pouvez créer et maintenir une liste des "comptes de contrepartie" les plus utilisés en appuyant sur la touche de fonction F9.
Au départ, une boîte de dialogue apparaît avec des entrées vides dans la liste des comptes. Cliquez sur le petit "V" à l'extrémité droite de chaque case et composez une liste de ce que VOUS pensez être VOS comptes de "compensation" les plus fréquemment utilisés. Normalement, les comptes de trésorerie et les comptes bancaires sont des candidats... La liste est automatiquement sauvegardée après chaque modification :
Dans l'exemple ci-dessus, le caissier James enregistre la plupart des bons sur son compte de caisse, c'est donc la première entrée de sa liste.
Exemple
Lorsque vous avez saisi toutes les dépenses ou tous les revenus pour votre bon actuel et que vous souhaitez le solder rapidement avec la caisse du caissier Rut, appuyez sur F9, puis sur la touche numérique 4 et enfin sur F2 pour enregistrer le bon, afficher son numéro et procéder à l'enregistrement du nouveau bon.
NOTE concernant le premier compte listé
Si vous appuyez simplement sur F2 (au lieu d'un chiffre ou d'une touche <enter>) dans la même situation, le bon sera équilibré par rapport au premier compte de la liste (ici le caissier Jacques) et vous n'aurez donc pas besoin d'afficher la liste du tout. Il suffit d'afficher le numéro du bon enregistré et d'ouvrir la fenêtre "Ajouter un bon" pour le bon suivant.