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De nombreux comptables travaillant sur des projets à distance se contentent d'un plan comptable regroupé et détaillé, sans rien d'autre. D'autres ont l'habitude d'avoir en plus une dimension « Service » ou « Projet ». En réalité, les « dimensions » dépendent de la nécessité ou de la manière dont vous devez filtrer vos recettes et vos dépenses dans les rapports. Prenons un exemple :
Imaginons que vous lanciez une entreprise de location de voitures. Vous investissez dans des locaux, vous achetez du matériel et vous embauchez du personnel. Enfin, vous investissez en achetant différents types de voitures à louer. Et lorsque tout est opérationnel, vous commencez à percevoir des revenus grâce à vos investissements. Mais vous avez toujours des frais d'entretien pour les locaux et les voitures. Tous les types de dépenses et de revenus mentionnés ci-dessus s'intègrent parfaitement dans un simple plan comptable. À ce stade, vous n'avez donc peut-être pas besoin d'autres dimensions.
Cependant, vous proposez à vos clients une gamme complète de types de voitures à louer : berlines, camions, camping-cars, voitures de sport, SUV et fourgonnettes. Les gros camions nécessitent un garage beaucoup plus grand pour l'entretien, le stationnement et le nettoyage que les petites berlines. Mais votre plan comptable de base ne fournit que les dépenses et les revenus pour TOUS vos types de voitures. Vous ne savez donc rien des revenus ou des dépenses pour chaque type de voiture.
Vous décidez donc d'ajouter une dimension « Type de véhicule ». Vous ajoutez les berlines, les camions, les camping-cars, les voitures de sport, les SUV et les fourgonnettes à cette dimension. Lors de la saisie des pièces comptables, votre comptable « associe » chaque dépense/recette à l’identifiant de dimension « Type de véhicule » correspondant. Ainsi, vous pouvez désormais, par exemple, générer un rapport de résultats pour les camions uniquement (qui calcule UNIQUEMENT les dépenses et les recettes liées à ce type de véhicule) afin de voir comment votre investissement est rentabilisé pour ce type de véhicule.
Plus tard, vous souhaiterez peut-être en savoir plus sur les types de carburant, et vous ajoutez « Carburant » comme nouvelle dimension : essence, diesel, hydrogène, électricité. Désormais, toutes vos dépenses et recettes sont également associées au type de carburant. Vous pouvez ainsi imprimer un rapport de résultats vous indiquant si les camions électriques valaient vraiment l’investissement.
Lorsque vous étendez votre entreprise à d'autres villes, vous pouvez ajouter une dimension « Département » ou « Site », ce qui vous permet de voir les bénéfices ou les pertes pour n'importe quel emplacement.
C'est ce que les « dimensions » peuvent faire pour vous. Cependant, n'oubliez jamais de ne pas demander plus de dimensions que ce dont vous avez réellement besoin. La plupart des comptabilités avec lesquelles NOUS travaillons se contenteront d'une dimension « Projet » ou « Site » (ou les deux). Si vos comptes doivent être importés dans d'énormes comptabilités de collecte de fonds, vous devrez discuter avec eux des dimensions dont vous avez besoin dans vos comptes.
Exemple rapide tiré d'un plan comptable traditionnel :
Quatre transactions utilisant uniquement des comptes (un compte supplémentaire pour chaque combinaison département/projet) :
6200 Frais de bureau, service des achats
6210 Frais de bureau, département de production, projet Sedan
6211 Frais de bureau, service de production, projet Camion
6203 Frais de bureau, service commercial, projet Berline
Même exemple issu de la comptabilité dimensionnelle :
Comptes :
6200 Frais de bureau (un seul compte !)
Département (1re dimension) :
10 Achats
11 Production
12 Ventes
Projet (2e dimension) :
100 Berline
110 Camion
Les quatre mêmes transactions en utilisant les dimensions :
CompteDépartement Projet
6200 10
620011100
620011110
620012100
Ce dernier exemple offre aux comptables une liberté totale pour créer des rapports incluant ou excluant n'importe quelle combinaison des différentes dimensions !