|
<< Click to Display Table of Contents >> Navigation: A propos de ce logiciel > Mais qu'est-ce qu'une dimension, au juste ? |
De nombreux comptables travaillant sur des projets externes se contentent tout à fait d’un plan comptable groupé et détaillé, sans rien d’autre. D’autres ont l’habitude d’avoir des dimensions « Service » et/ou « Projet » dans leur comptabilité. En réalité, les « dimensions » dépendent de la question de savoir SI et COMMENT vous avez besoin de filtrer les recettes et les dépenses dans vos rapports. Laissez-moi vous donner un exemple :
Vous créez une entreprise de location de voitures. Vous construisez ou louez des locaux, vous achetez du stock et vous embauchez du personnel. Au final, vous remplissez vos locaux de différents types de voitures destinées à la location. Et une fois que tout cela est opérationnel, vous commencez (espérons-le) à générer des bénéfices grâce aux locations. En parallèle, vous avez des dépenses telles que les salaires des employés travaillant sur les différents types de voitures, ainsi que l’entretien des locaux et des véhicules. Vous vous contentez d’un compte simple qui vous présente les recettes et les dépenses de l’ENSEMBLE de l’entreprise via un plan comptable simple. À ce stade, vous n’avez donc peut-être pas besoin de dimensions supplémentaires.
Mais, comme vous proposez à vos clients une gamme complète de types de véhicules à louer : berlines, camions, camping-cars, voitures de sport, SUV et fourgonnettes, les gros camions coûtent beaucoup plus cher et nécessitent des locaux bien plus spacieux pour l’entretien, le stationnement et le nettoyage que les petites berlines. Or, ce plan comptable simple ne présente que le total des dépenses et des recettes pour TOUS vos types de véhicules. Quels segments de votre activité génèrent le plus de bénéfices et lesquels sont presque déficitaires ? Sans dimensions dans votre comptabilité, il est pratiquement impossible de savoir ce que vous gagnez ou dépensez, par exemple, par type de véhicule.
Vous décidez donc d’ajouter une dimension « Type de véhicule ». Vous y incluez les berlines, les camions, les camping-cars, les voitures de sport, les SUV et les monospaces. Lorsque vous enregistrez des pièces comptables, votre comptable « associe » chaque dépense/recette à l’identifiant de dimension « Type de véhicule » correspondant. Désormais, vous avez donc la possibilité de générer des rapports pour un ou plusieurs types de véhicules, ce qui vous permet d’examiner vos chiffres comptables de manière plus détaillée.
Par la suite, vous souhaitez en savoir plus sur les types de carburant et vous ajoutez la dimension « Carburant » avec les choix suivants : essence, diesel, hydrogène, électricité. Désormais, toutes vos dépenses et recettes sont également associées au type de carburant. Vous pouvez désormais même choisir des rapports pour différents types de véhicules et de carburants. De cette manière, vous pouvez déterminer si vous réalisez plus de bénéfices avec des fourgons électriques qu’avec des camions diesel.
Lorsque vous étendez votre activité à d’autres villes, vous pouvez ajouter une dimension « Service » ou « Site », ce qui vous permet de visualiser les bénéfices ou les pertes pour chaque site.
VOILÀ ce que les « dimensions » peuvent vous apporter. Mais ne demandez pas plus de dimensions que ce dont vous avez réellement besoin. La plupart de nos clients n’en utilisent généralement que deux : « Service » et « Projet ». D’autres préfèrent « Site » et « Projet ».
IMPORTANT : si votre service comptable reçoit des subventions de la part de grandes organisations de soutien, vous devez discuter avec elles des dimensions qu’elles souhaitent que vous utilisiez dans votre comptabilité.
Petit exemple tiré d’un plan comptable traditionnel, SANS dimensions :
Vous devez disposer de nombreux comptes distincts pour couvrir toutes les combinaisons de services et de projets. Vous n’avez pas la possibilité de présenter les chiffres relatifs à des projets individuels.
6210 Frais de bureau, service de production, projet « Sedan »
6211 Frais de bureau, service de production, projet « Camion »
6203 Frais de bureau, service commercial, projet « Sedan »
Même exemple, avec un seul compte (6200 Frais de bureau), mais avec les dimensions suivantes :
Service (1re dimension) :
10 Achats
11 Production
12 Ventes
Projet (2e dimension) :
100 Berline
110 Camionnette
Les quatre mêmes transactions en utilisant les dimensions :
Compte Service Projet
6200 11 100
6200 11 110
6200 12 100
Le dernier exemple montre comment les comptables peuvent créer des rapports pour n'importe quelle combinaison des différentes dimensions !